Die Vorbereitung einer ausgewachsenen Weltmeisterschaft in den Bereichen XCE, XC, Trial und Downhill erfordert Planungsaufwand im Voraus und während des Events, sowie viele engagierte Freiwillige, die während des Events bereit sind, mehr oder weniger Verantwortung zu übernehmen. Gerade der Tech- und Expo Area Bereich fordert einiges an planerischem Aufwand vorab – sowie viel Einsatz während des Events. Katharina Brauer und Johnny Neumeier (Trail Builder Hafjell Bike Park) haben dieses Jahr zum zweiten Mal zusammen die Tech- und Expo Area in Hafjell betreut. Katharina berichtet, welche Aufgaben auf einen Tech- und Expo Area Manager zukommen und was man bei einem so großen Event wie der Weltmeisterschaft alles erlebt:
Was ist dieser Tech- und Expo Area Bereich eigentlich?! Auf dieser Area finden sich alle Teams mit ihren Trucks und Teamzelten wieder. Letztendlich ist dieser Bereich der Ausgangspunkt für jeden Fahrer, Mechaniker und Teammanager. Bikes werden vorbereitet, Trainingsruns ausgewertet und nach dem Training teilweise auch entspannt. Entsprechend wichtig ist es dadurch, dass dieser Bereich möglichst ideal organisiert ist und die Teams einen reibungslosen Ablauf für ihre Fahrer garantieren können. Um kurze Wege zu gewährleisten befand sich diese Area direkt auf dem Parkplatz des Bikeparks Hafjell und es mussten lediglich 2 Min. mit dem Fahrrad gefahren werden um zum Lift zu erreichen oder nach einem Trainingsrun wieder in das Teamzelt zurückzukehren.
Um eine idealen Ablauf sicherzustellen beginnt die Planung für den Bereich, sobald die ersten Anmeldungen der Teams eingehen. Darin sind Angaben über Anreisetag, Platzbedarf und Versorgungsanschlüssen (wie Strom und Wasser) enthalten. Anhand dieser Angaben wird die Area entsprechend geplant. Jedes Team erhält einen Platz, welcher den angegebenen Wünschen entspricht.
Nach wochenlanger Vorausplanung und Optimierung der zu nutzenden Fläche geht es dann wenige Tage vor der Ankunft der ersten Teams richtig los. Auf dem Parkplatz wird mit Sprühfarbe aufgezeichnet, wo welches Team mit welcher Größe stehen wird. Darüber hinaus werden die Stromverteilerkästen aufgebaut, an denen die Teams dann ihre Stromzuleitungen einstecken können. Die letzten Grashalme werden geschnitten, Mülltonnen und Schilder aufgestellt. Obwohl der Titel Manager eher danach klingt, als würde man andere Freiwillige dazu anleiten diese Aufgabe für einen zu übernehmen, trifft dies nicht wirklich zu. Einen sehr großen Teil dieser Arbeiten wird vom Manager selbst übernommen. Dabei darf man sich nicht zu schade sein, sich die Hände schmutzig zu machen.
Bereits am Sonntag vor dem WM-Auftakt reisten die ersten großen Teams an. Mit der Zuweisung ihres Platzes sind diese dann erstmal sich selbst überlassen. Meistens geht der Aufbau allerdings sehr fix und nach wenigen Minuten steht schon das Teamzelt bzw. der Truck an entsprechender Stelle. Stück für Stück trudeln immer mehr Teams ein, welche bis Dienstagabend dann auch alle aufgebaut haben.
Neben der Zuweisung von Plätzen für die Teams ist der Tech- und Expo Area Manager auch dafür zuständig zu gewährleisten, dass die Bikewashs optimal funktionieren. Jeden Morgen vor Trainingsbeginn werden die Hochdruckreiniger aufgebaut und abends wieder abgebaut. Dies legt nahe, dass man bereits vor Trainingsbeginn (gegen 7 Uhr) da ist und abends gegen 21 Uhr die Area wieder verlässt. Hinzu kommt die Aufgabe sicherzustellen, dass wirklich alle Teams bezahlt haben. Sollten einige Teams noch nicht überwiesen haben, muss auf diese Teams nochmal zugegangen und der noch ausstehende Betrag eingefordert werden.
Neben diesen Aufgaben steht das Thema Müllentsorgung und Ordnung in der Expo Area an oberster Stelle. Bereits während der ersten Tage fällt eine Menge Müll an und Mülltonnen müssen geleert werden. Die ganze Tech- und Expo Area soll sauber und ordentlich aussehen um auch für das Publikum ein gutes Bild abzugeben. Rumliegende Bierflaschen, alte Reifen oder Felgen sowie Müllsäcke, die an den Seite der Teamzelte stehen sind daher tabu und werden rasch entfernt.
All diese Aufgaben klingen recht übersichtlich und einfach zu bewältigen. Allerdings kommen neben diesen Hauptaufgaben noch viele Kleinigkeiten hinzu, welche oft mehr Zeit fressen als man gerne möchte. Wenn zum Beispiel bei einem Team der Strom nicht mehr funktioniert, die Akkreditierung der Mechaniker nicht hinhaut oder oder oder… letztendlich kennen die Teammanager einen und wissen, dass man immer ein offenes Ohr hat.
Wir wurden auf die unterschiedlichsten Sachen angesprochen und haben immer versucht zu helfen (auch wenn es mal laut Plan nicht unsere Aufgabe war) bzw. den Kontakt zu den jeweiligen Verantwortlichen aufzubauen.
Warum?
Warum sollte man sich diese Arbeit freiwillig und ohne Bezahlung antun? Letztendlich ist es unheimlich toll ein Teil eines der größten Events im MTB Bereich zu sein, jeder Teammanager, Fahrer und Mechaniker kennt einen. Man kommt super ins Gespräch mit Jedem, bekommt Einblicke, die einem als normaler Zuschauer einfach verwehrt bleiben und kann eine tolle Zeit erleben. Wenn die großen Finalläufe anstehen, sind die meisten Aufgaben bereits erledigt und man kann sich einigermaßen zurücklehnen und dieses tolle Event als Zuschauer erleben, mit dem Vorteil so manches Rennen auf dem Dach eines großen Trucks des einen oder anderen Ausstellers im Zielbereich zu schauen – mit perfektem Blick auf die Leinwand und die Zuschauer unter einem.
Alles in allem ist die Aufgabe des Tech- und Expo Area Managers nicht nur abwechslungsreich sondern wird auch durch viele tolle Augenblicke geprägt.
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